Envío documentos de salida en el área de correspondencia
Este es el proceso final correspondiente al envío de los documentos
de salida que son entregados a las diferentes agencias de correo para su
reparto.
Este perfil lo tienen los funcionarios del grupo de correspondencia (529) y de
las Direcciones Territoriales que tengan este permiso.
1. Se debe ingresar por el botón SALIENTE de la parte superior de las carpetas
2. Al ingresar a este módulo se puede realizar:
a) Envío Normal
b) Envío Masiva
c) Generación de planillas y guías
Envío Normal:
Aquí se determinan todos los parámetros necesarios para realizar
el envío. Se seleccionan los radicados que serán enviados, la agencia
de correo y demás datos generales para cada documento.
1. En este módulo aparecerán los radicados que ya han sido marcados
como impresos y por lo tanto están listos para realizar el envío.
a) Se debe seleccionar la dependencia a la cual se le realizará el envío,
para que el sistema despliegue los radicados que se han generado por cada una
de ellas.
b) Marcar el radicado que será enviado
c) Dar clic en el botón ENVIO DE DOCUMENTOS
Si el radicado contiene todos los datos completos la pantalla pasará a
solicitar los datos correspondientes a:
a) Nombre de la empresa de envío.
b) Peso en gramos del documento.
c) Dar clic sobre el botón CALCULAR, para verificar que el valor que arroja
el sistema es el correcto. Estos valores se calculan a partir de una tabla de
precios de acuerdo a la cantidad de gramos y el destino (dentro o fuera de Bogotá).
d) Verificar que los datos de destinatario, dirección, municipio y departamento
si corresponden al documento a enviar. En caso de encontrar alguna inconsistencia
se puede modificar en el campo correspondiente.
e) En este campo asunto se puede realizar algún comentario que se considere
de importancia en el envío.
f) Dar clic sobre el botón GENERAR REGISTRO DE ENVIO DE DOCUMENTO, para
marcar el documento como enviado.
3. El sistema presenta una pantalla donde muestra los datos que quedaron marcados
en el envío y el registro ya queda incluido y se podrá generar
la planilla o las guías.
4. En caso que el radicado no contenga todos los datos presentará una
pantalla igual a la de radicación de entrada para buscarlos y completar
los datos que hacen falta.
Generación de planillas y guías:
Consiste en generar las planillas y/o guías respectivas al envío
diario para ser entregado a la agencia de correo correspondiente.
1. Se deben dar los parámetros necesarios para la generación de
cada planilla de acuerdo al envío que se va a realizar:
a) Fecha de envío. Por defecto se tomará la del sistema.
b) Hora inicial
c) Hora final
d) Tipo de salida (CERTIFICADO – Planillas, POSTEXPRESS- Guías)
e) Número de planilla (sólo para CERTIFICADO)
Dar clic sobre el botón GENERAR. El sistema muestra la cantidad de documentos
que quedaron procesados y serán los enviados.
Dar clic sobre el link ABRIR ARCHIVO, para imprimir la planilla o las guías.