Dependencia: Parte de la estructura organizacional de la SSPD que cumple una o varias funciones específicas dentro la gestión de la entidad. En ORFEO se identifican como Áreas y Grupos dependiendo de su nivel jerárquico dentro de la estructura organizacional. Ej.: Área = Dirección Financiera; Grupo = Contabilidad.
Expediente Lógico: Conjunto de documentos que están relacionados entre si, que forman parte de un mismo proceso de gestión y que ORFEO agrupa de acuerdo a la instrucción dada por los usuarios que identifican o definen dicha relación. Ej. Una solicitud de información por parte de un ciudadano, su respectiva respuesta y un memorando interno informando sobre su trámite son documentos que conforman un expediente lógico.
Estructura Organizacional de la SSPD: Esquema jerárquico de la relación entre las dependencias (Áreas y Grupos) de la entidad. Para ORFEO, cada grupo se identifica por medio del código único que le fue asignado de la misma forma como se muestra en la siguiente imagen.
Nota: Organigrama actualizado a Abril 28 de 2004.
Número de Radicado: Número único, con el que se identifica un documento dentro de ORFEO. Su estructura depende variables como: el año en que se radica el documento, el actor que lo genera (Dependencia) y su naturaleza (correspondencia de entrada, de salida ó interna). Ver imagen abajo.
