Devolución de Radicados
Este procedimiento se realiza por parte del Grupo de Correspondencia, para indicarle a la dependencia los radicados que son devueltos por los tres motivos principales que son: devoluciones por tiempo de espera, devoluciones de correo y devolución de radicados que se encuentran mal y no se pueden enviar.
1. Devoluciones por tiempo de espera:
Una vez radicados los documentos por cada dependencia, estos deben ser entregados dentro de las siguientes 24 horas al Grupo Centro de Gestión Documental y Correspondencia para su envío; pasado este término, el sistema actualizará la carpeta de impresión del area, desmarcando la validación de impresión de los documentos, lo cual obligará a realizar nuevamente el procedimiento de envío de dichos documentos.
Cuando un documento es devuelto por correspondencia, en la carpeta de impresión se desmarca la validación de documento marcado como impreso (tercer chulo) y en su lugar asigna un icono en forma de reloj, indicando que ese documento ha sido devuelto.
Para volver a enviar este documento simplemente se debe marcar nuevamente como impreso y entregar el documento físico a correspondencia.
En el flujo histórico del documento queda registrada la devolución del radicado y el tiempo de espera.
2. Otras Devoluciones:
Se permite controlar los documentos radicados de salida que han sido enviados a su destinatario por parte del grupo de correspondencia, pero que a vuelta de correo son devueltos por la misma agencia de correo por encontrar diferentes causales de devolución ya establecidas como:
1 |
CASA DESOCUPADA |
2 |
CAMBIO DE DOMICILIO |
3 |
CERRADO |
4 |
DESCONOCIDO |
5 |
DEVUELTO DE PORTERIA |
6 |
DIRECCION DEFICIENTE |
7 |
FALLECIDO |
8 |
NO EXISTE NUMERO |
9 |
NO RESIDE |
10 |
NO RECLAMADO |
11 |
REHUSADO |
12 |
SE TRASLADO |
13 |
NO EXISTE EMPRESA |
14 |
ZONA DE ALTO RIESGO |
15 |
SOBRE DESOCUPADO |
16 |
FUERA PERIMETRO URBANO |
17 |
ENVIADO A ADPOSTAL, CONTROL DE CALIDAD |
18 |
SIN SELLO |
En correspondencia realizan la devolución del radicado mediante el sistema, y estos radicados llegan a una carpeta pública por dependencia llamada DEV_CORREO, la cual será creada mediante permisos otorgados al usuario encargado de realizar este procedimiento.
Esta carpeta se debe consultar para verificar si existen documentos devueltos, y solicitar los documentos físicos en correspondencia.
Para realizar la verificación de los datos se debe realizar el siguiente procedimiento:
1. Ingresar a la carpeta DEV_CORREO
2. Consultar No. de radicado y verificar datos de envio.
3. Si los datos del envio del radicado se encuentra con inconsistencias, (por ejemplo, la dirección estaba mal, el departamento, etc) y se decide hacer la corrección para volver a enviarlo, se debe ir al radicado padre, hacer las modificaciones respectivas en el radicado de salida modificando los datos y el documento anexo, regenerar y marcar nuevamente el documento como impreso para enviarlo otra vez.
4 El documento físico debe ser entregado a correspondencia.
Como se va a realizar un reenvio del documento, el radicado será el mismo número.
Después de hacer las correcciones o si se determina que el documento no será enviado nuevamente se debe ingresar a la carpeta "DEV_CORREO" y::
a. Seleccionar el radicado al final del registro
b. Dar click en el botón "Cerrar Envío"
c. Diligenciar el comentario, justificando si se reenvía nuevamente el radicado o si definitivamente no será enviado.
d. Dar click en el botón "Realizar"
e. El sistema envia la confirmación de cerrado el envio.
f. El radicado desaparece de la carpeta DEV_CORREO.
3. Documentos mal radicados y no se pueden enviar
En esta misma carpeta DEV_CORREO, quedan los radicados que se encuentran con inconsistencias y que no se han podido enviar. (Por ejemplo, entregan un documento sin crear las copias, los datos de envio no se encuentran completos como la dirección, depto, municipio, etc)
Se pueden reconocer porque en la lista de los radicados aparece una columna llamada Empresa de Envio y el comentario dice: "NO ENVIADO"
Para este tipo de devolución se debe verificar el porqué se encuentra mal radicado, verificar el histórico del porqué de la devolución y realizar bien el proceso de radicación, para entregarlo nuevamente a Correspondencia.