Recomendaciones para la digitalización de documentos
Para que la calidad en la digitalización de los documentos sea óptima y garantice la totalidad de los datos en el sistema, se recomienda tener en cuenta las siguientes sugerencias al escanear:
1. Realizar una preclasificación de las hojas del documento a digitalizar, teniendo en cuenta las hojas que no se encuentren en buen estado para digitalizarlas separadas. Si no tiene en cuenta esta observación, se puede atorar el papel al digitalizarlas en grupo y ocasionar algún daño en el escáner.
2. Revisar que en las hojas del documento no se encuentren objetos que puedan impedir el paso libre de cada una en el escáner como ganchos de cosedora, cinta, hojas pegadas, pedazos de papel, etc.
3. Numerar los folios del documento antes de digitalizar.
4. Seleccionar la configuración adecuada de acuerdo al escáner y la calidad de las hojas a digitalizar.
5. Después de digitalizar el documento verificar los folios numerados contra el número de hojas que quedaron en el sistema digitalizadas.
6. Verificar la calidad de la digitalización.
7. En caso de encontrar alguna imagen ilegible se debe digitalizarla nuevamente.