Solicitar documento físico

Por medio de esta funcionalidad el sistema permite solicitar los documentos físicos correspondientes a los radicados generados a través del aplicativo, como los radicados de entrada, salida, etc. los cuales reposan en el área central de Archivo, y que el usuario requiere para realizar algún tipo de análisis o se incluirá en el expediente respectivo.

Para solicitar el préstamo de un documento se debe:

1. Seleccionar la carpeta donde se encuentra el radicado que será solicitado:

2. Ingresar al radicado por la fecha de radicación:

/link_f_rad.jpg

3. El sistema despliega la información general del radicado seleccionado, con los datos grabados en el proceso de radicación. En la parte superior aparece un vínculo para "Solicitar Físico":

4. Dar click en el vínculo "Solicitar Físico" y el sistema despliega el módulo de Reserva del documento.

5. Seleccionar de la lista desplegable la "Acción" deseada "Solicitar"; el tipo de requerimiento deseado (este puede ser Documento o Anexo, si el documento tiene Anexos) y seleccionar el botón "Enviar Solicitud".

6. El sistema realiza una reserva del documento indicando el número del radicado, el login del usuario que realiza la solicitud, la dependencia, la fecha de solicitud, fecha de vencimiento, tipo de requerimiento, estado, acción.

7. Si se seleccionó por equivocación la solicitud del documento y este ya no se necesita, se da click en el link que aparece en la Acción "Cancelar Solicitud"

8. El sistema realiza la cancelación de esta reserva siempre y cuando no se haya hecho efectivo el préstamo por parte del grupo de Archivo.

Nota:

1. Un usuario puede solicitar el documento físico de un radicado, que se encuentre en su usuario o que se encuentre en el usuario de Salida.
2. El préstamo del documento y del anexo se pueden manejar independientes, es decir, se puede solicitar el documento y luego solicitar el anexo.
3. Un radicado no se puede prestar más de una vez a varios usuarios al mismo tiempo.
4. Luego de haber hecho la solicitud del radicado por el sistema, el usuario solicitante debe ir personalmente al área de Archivo, para que le entreguen el documento físico. En esta área se realiza una validación por medio del sistema donde se deberá digitar la clave del usuario que solicita el documento, para poder entregar el documento.

Contenido