Creación de expedientes

Contenido

Esta funcionalidad permite al usuario agrupar varios radicados que se encuentren registrados en el sistema y asociarlos en una sola carpeta denominada EXPEDIENTE. Estos expedientes virtuales se van conformando a medida que el usuario o usuarios incluyen radicados en determinado nombre de expediente, logrando en una sola ventana mostrar todos los documentos involucrados en el mismo proceso y los cuales se encuentran físicamente archivados.

Los expedientes se conforman teniendo en cuenta el año y la dependencia. Cada expediente refleja como se encuentran organizados físicamente los archivos de cada una de las áreas productoras.

Para la conformación de los expedientes virtuales se debe:

1. Seleccionar la carpeta donde se encuentra el radicado que será incluido en el expediente:

2. Ingresar al radicado dando click en la fecha de radicación:

3. Dar click en la pestaña Expedientes:

4. El sistema se ubica en la vista de "Expedientes"  la cual está compuesta por:

a. Datos Radicado: Indica el número del radicado con el cual se está trabajando.

b. El link “INCLUIR EN” para incluir el radicado actual en un expediente que ya se encuentra creado en el sistema y el link “CREAR” el cual permite realizar la creación de un nuevo expediente. (Se debe tener en cuenta que la opción "Crear" solamente será vista para los usuarios que cuenten con este permiso especial.)

c. Enlace a la pantalla del Historial del expediente.

d. Enlace a la pantalla que indica que documentos han sido Borrados del expediente.

e. Enlace “INCLUIR DOCUMENTOS EN EXPEDIENTE” muestra la pantalla de permite anexar los documentos necesarios en el mismo expediente donde se encuentra el radicado.

5. Crear Nuevo Expediente:

   Para crear un nuevo expediente se da clic en el enlace CREAR donde aparecerá el siguiente cuadro el cual debe ser llenado con la TRD correspondiente a la dependencia del radicado.
   

Nota: Un usuario solamente puede crear expedientes correspondientes a la dependencia en la cual pertenece.

Si el expediente que se desea crear pertenece a otro año este puede ser modificado al dar clic en la selección del año, los demás números del expediente van a ser anexados automáticamente debido a un consecutivo que se tiene en la base de datos, a menos que se desee colocar este numero manualmente en cuyo caso se debe seguir la siguiente estructura.

Y bastara con cambiar los datos en sus respectivos campos. Ademas si se desea se puede marcar la casilla de Consecutivo de Expediente Manual, cuando este exista.

6. Paso seguido bastara con colocar la fecha de la creación del expediente ( La cual es la misma que se encuentra en el radicado) y seleccionar el Usuario Responsable del Proceso, para que aparezca el botón de "Crear Nuevo Expediente", y el sistema solicita la confirmación de la creación del expediente.

Por ultimo se la da clic en el botón CONFIRMACION CREACION EXPEDIENTE.

7. El sistema graba los datos del radicado en el cual se encuentra ubicado y al dar clic en CERRAR aparecera esta información en la vista del expediente, indicando el número creado  (el numero indicado en el punto a, más una letra E, que indica Expediente) y los documentos anexos que tiene dicho radicado y que pertenecen a este expediente.

Para todos los radicados que son grabados en un expediente, automáticamente se envia una notificación a las personas de Archivo para que realicen el procedimiento de Archivado físico del documento a cada expediente. Cuando el radicado ya ha sido creado en un expediente se pueden realizar las siguientes acciones: Incluir en otro expediente el mismo radicado, Excluirlo de alguno y ademas la Creación de un nuevo expediente para el mismo radicado con los enlaces ubicados en la parte superior.

El expediente virtual debe reflejar una fiel copia del expediente físico, por lo anterior, recuerde entregar todos los documentos físicos que se requieran al grupo de archivo correspondiente.

Contenido